Dnia 17 stycznia 2012, w Hotelu Marriott w Warszawie odbyła się III edycja konferencji HR Directors Summit. W spotkaniu tym, zorganizowanym przez Wolters Kluwer Polska, wzięło udział liczne grono dyrektorów HR z największych polskich firm, a także wielu doświadczonych praktyków zarządzania zasobami ludzkimi.

Na konferencji byli także obecni przedstawiciele Instytutu Gaussa. Wspólnie z naszym Klientem, Wolters Kluwer Polska, opowiedzieliśmy o zastosowaniu analizy sieci społecznych przy wdrażaniu telepracy u Klienta. Wystąpienie poprowadziła Małgorzata Tłuchowska, Dyrektor ds. Personalnych i Administracji, Członek Zarządu Wolters Kluwer Polska oraz Dariusz Ambroziak, Partner Zarządzający w Instytucie Gaussa.

Przy wdrażaniu telepracy w dużej firmie należy zadbać o 2 główne aspekty:

  1. aspekt formalno – prawny
  2. aspekt sieci społecznych i kapitału społecznego organizacji.

 

Ad. 1

Zgodnie z art. 675 § 1 Kodeksu Pracy, telepraca jest to praca regularnie wykonywana poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Do charakterystycznych cech telepracy należy:

  • Regularność – telepraca odbywa się w ustalonym wymiarze godzin, telepracownik jest zobowiązany do wykonywania jej w określone dni, w określonych godzinach.
  • Wykonywanie zadań poza zakładem pracy – pracownik wykonuje telepracę w z góry określonym miejscu, np. w domu.
  • Korzystanie ze środków komunikacji elektronicznej – telepracownik jest dostępny dzięki nowoczesnym środkom komunikacji elektronicznej, np. komunikatorom internetowym.
  • Specyficzny rodzaj pracy – do świadczenia telepracy najlepiej nadają się jasno sprecyzowane zadania, o wyraźnym i określonym rezultacie.

Realizując aspekt formalno – prawny, w pierwszej kolejności należy określić komu można zaproponować telepracę, na jakich warunkach oraz w jakim wymiarze. Z doświadczeń WKP wynika, że telepraca powinna być realizowana minimum w zakresie 2 dni w tygodniu, jako że jednodniowa telepraca skutkuje traktowaniem dnia poza biurem jako dnia wolnego. Kolejnym krokiem jest przygotowanie wszelkich niezbędnych dokumentów i umów, koniecznych do określenia nowych warunków pracy. Następnie należy zadbać o odpowiednią infrastrukturę. W ramach tych działań należy zarówno dostarczyć pracownikom odpowiedni sprzęt (np. laptopy), jak również zatroszczyć się o odpowiednie przystosowanie przestrzeni w firmie do nowych warunków pracy. Wreszcie należy ustalić jasne procedury związane z komunikacją oraz kontrolą rezultatów pracy.

 

Ad. 2

Aby zminimalizować ryzyko biznesowe, równolegle z aspektem formalno – prawnym należy zatroszczyć się o aspekt sieci społecznych i kapitału społecznego. Metodą, która umożliwia świadome zarządzanie kapitałem społecznym firmy przy tego typu wdrożeniu jest analiza sieci społecznych.

Analiza sieci społecznych jest metodą badania kapitału społecznego, czyli przewagi i korzyści, jaką dana jednostka osiąga z racji zajmowanej w grupie pozycji społecznej. Istotą tej metody jest stworzenie mapy połączeń społecznych między pracownikami i zaprezentowanie jej w postaci graficznej. Stworzenie takiego grafu umożliwia precyzyjną analizę istniejącej tkanki społecznej. Dzięki temu możliwe staje się świadome podejmowanie decyzji kadrowych i uniknięcie wielu pułapek, związanych przede wszystkim z zaburzeniem przepływu wiedzy i informacji w firmie.

Analiza kapitału społecznego podczas wdrażania dużych zmian kadrowych, do których zalicza się również wprowadzanie telepracy, zdecydowanie ogranicza ryzyko biznesowe.

 

Dlaczego?

Po pierwsze analiza sieci pozwala nam odtworzyć naturalny przepływ informacji w organizacji (dzięki temu wiemy jak rozkładają się akcenty nieformalne w organizacji).

Po drugie pozwala na rozpoznanie ról jakie pełnią poszczególne osoby w sieci społecznej (dzięki temu wiemy, kogo zachęcać do telepracy a kogo lepiej zostawić w biurze).

 

Jakie decyzje można podjąć na bazie powyższych informacji?

W przypadku wdrażania telepracy i zmiany siedziby (tak jak w WKP), można:

  • podjąć bardziej świadome decyzje jak rozsadzić poszczególne osoby w biurze aby zapewnić odpowiedni transfer wiedzy
  • określić ryzyko wdrożenia telepracy dla tkanki społecznej np. osoby zagrożone oraz podjąć odpowiednie działania zapobiegawcze
  • trafniej zaprojektować procedury związane z wymianą informacji, czyli stymulowanie peryferyjnych miejsc sieci społecznej
  • monitorować konsekwencje społeczne w zakresie komunikacji i transferu wiedzy związane z wdrożeniem telepracy
  • rozbijać nieefektywne kliki oraz chronić i wzmacniać efektywne kliki

Podsumowując, pomiar kapitału społecznego firmy stanowi opartą na solidnych dowodach bazę dla świadomych decyzji biznesowych. Ponadto, realizując taką diagnozę regularnie, można śledzić zmiany zachodzące w tkance społecznej i sprawdzać trafność swoich przewidywań oraz skuteczność podejmowanych działań. Zadbanie o proces restrukturyzacji na poziomie struktur społecznych pozwoli szybko i skutecznie przeprowadzić personel przez okres zmian, co stanowi wymierną korzyść dla organizacji.

Dziękujemy wszystkim, którzy wysłuchali naszej prezentacji podczas konferencji HR Directors Summit za uwagę oraz inspirujące pytania i sugestie.

Autorzy: Grzegorz Rajca, Dariusz Ambroziak